¿Cómo crear una base de datos en Excel?

¿Sabías que el 67% de las empresas espera que el volumen de datos que manejan se multiplique por cinco hasta el año 2025, según una encuesta de Splunk y True Global Intelligence? Esto pone de manifiesto la necesidad de que las empresas y los profesionales cuenten con bases de datos que almacenen y mantengan ordenados esta cantidad de datos.

Las hojas de cálculo de Excel permiten una buena gestión y análisis de la información. En este sentido, sus diversas herramientas y funciones, como las bases de datos en Excel, permiten sacar el máximo rendimiento de los datos que se depositan. De ahí la importancia de que toda organización sepa utilizar este programa tan útil y versátil. ¿No sabes cómo puedes crear una base de datos? Te lo contamos.

¿Para qué se puede usar una base de datos en Excel?

Las bases de datos en Excel permiten tener bajo control la información y consultarla en el momento que se requiera, principalmente, resultan muy prácticas a la hora de analizar los datos recopilados para llevar a cabo una toma de decisiones.

Dada su practicidad, las bases de datos de Excel pueden usarse para diversas tareas de múltiples departamentos. Por ejemplo:

• Marketing y Ventas: las bases de datos son útiles para tener un registro de los datos de los clientes, la interacción con ellos o, incluso, para hacer un seguimiento de las necesidades concretas de cada uno de ellos.
• Compras: sirven para llevar un registro de los datos de los proveedores y tener a mano la información de facturación.
• Recursos Humanos: permiten una evaluación correcta y oportuna del desempeño de los colaboradores, así como la gestión de las vacantes y de los candidatos.
• Logística: en este departamento, se requiere orden y organización precisa, por ello, las bases de datos son clave para llevar un control del stock, de manera que el comercio y el suministro se desarrolle de forma organizada. 
• Contabilidad y Finanzas: las bases de datos fomentan una buena gestión de la información financiera, es decir, de los ingresos y egresos económicos. Además, sirven para el cobro y emisión de facturas.

Elementos de las bases de datos en Excel

Antes de explicar cómo se elabora una base de datos en Excel, es necesario conocer cada uno de sus componentes y su funcionalidad. A continuación, te los describimos uno a uno:

• Tablas: se trata de un formato que se puede aplicar en las celdas para que tengan relación entre sí. Es importante recordar que las tablas se componen de filas y columnas.
• Identificador: también llamado “llave primaria”. Es el conjunto único de números o signos que permiten reconocer una celda.
• Consultas: esta opción es viable para buscar y relacionar la información de distintas tablas, incluso, de diferentes bases de datos.
• Filtros: permite depurar o separar un rango de datos según las especificaciones que se definan.
• Macros y módulos: esta opción es para los más avanzados, ya que permite que el programa trabaje de forma automatizada, según las acciones que se le hayan indicado previamente.

Administrar la información de un negocio puede resultar un verdadero quebradero de cabeza. Sin embargo, la clave para su gestión es saber utilizar y aprovechar cada una de las herramientas que ofrece el programa Excel.

¿Cómo crear bases de datos con Excel?

Si tienes inquietudes sobre cómo crear una base de datos con Excel y de qué manera puedes hacerla funcional, sigue los pasos que te explicamos a continuación. Recuerda que esta se debe adaptar a las necesidades de tu proyecto, negocio o empresa, según los datos que desees gestionar. ¿No sabes cómo puedes empezar?

1. Crea un documento de Excel

Crea un archivo de Excel. Sin embargo, es importante que este se guarde mediante la opción de “Macros” para poder relacionar los datos y los registros. Es decir, que haya coherencia entre ambos para que las acciones se ejecuten de forma satisfactoria.

2. Personaliza la hoja de cálculo

Agrega títulos, encabezados, colores, tamaños, etc. La apariencia gráfica es importante para que la base de datos esté acorde a la filosofía del negocio. En esta parte, también es fundamental añadir la información necesaria en la pestaña de “Datos” y “Registros”, ya que es lo que dará movimiento y funcionalidad a la base de datos en general.

3. Crea filtros y agrega fórmulas

Los filtros permiten buscar un dato en concreto dentro de todo el universo de información. Para crear un filtro, hay que seleccionar la opción “Ordenar y filtrar”, pero asegúrate siempre de que seleccionas las celdas o columnas de manera correcta para que no se mezcle la información. 

Por otro lado, las fórmulas posibilitan el cálculo y la relación entre los identificadores. Para activarlas, hay que posicionarse en las celdas, escribir el signo = y proceder a escribir la fórmula concreta, por ejemplo: =SUMA(A1:A10).

4. Guarda y prueba

Una vez que hayas personalizado las tablas y añadido la información necesaria, junto con los filtros y fórmulas, debes llenar cada registro según la actividad diaria del negocio o información del proyecto. Posteriormente, podrás guardar y probar cada vez que quieras consultar los datos.

Adquiere habilidades digitales como el dominio de Excel

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