3 métodos para calcular el IVA en Excel paso a paso

22/07/2022 | Santander Universidades

¿Sabías que más de un millón de compañías alrededor del mundo utilizan la conocida suite de herramientas ofimáticas, Microsoft Office 365? Asimismo, una de sus herramientas más conocidas y usadas en todos los sectores, Microsoft Excel, es empleada a diario por alrededor de 1,2 mil millones de usuarios

Estas cifras responden a la importancia que tiene esta herramienta en la actualidad; de ahí que varios sectores a menudo demandan que los profesionales posean conocimientos medios o avanzados en Excel.

Sobre todo, precisan que dominen algunas de las funciones más empleadas, como calcular el IVA en Excel. Esta es, sin duda, una de las aplicaciones  que cualquier persona o empresa puede necesitar en algún momento. Por esta razón, a continuación, te explicamos qué es exactamente el IVA y cómo puedes calcularlo en Excel de manera fácil.

¿Qué es el IVA y por qué es tan importante saber calcularlo?

Antes de detallar cómo calcular el IVA en Excel, es imprescindible saber en qué consiste el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El IVA es un tributo vigente en todos los países de la Unión Europea que se aplica sobre la venta de productos y servicios. Sin embargo, cabe mencionar que cada país cobra un valor diferente de IVA. 

Por ejemplo, en España, el IVA general está establecido en un 21%. No obstante, en este mismo país existe un tipo de IVA reducido para determinados productos y servicios, como alimentos o libros, que se sitúa en un 10%, así como el IVA superreducido (4%), que se aplica a productos de primera necesidad.

Asimismo, es importante recalcar que el IVA no es un impuesto que deba pagar el vendedor, sino el comprador. Es decir, si una persona adquiere un producto por 100 €, deberá pagar 21 € de IVA, por lo que el precio total a pagar será de 121 €, siendo 100 € el precio del producto y 21 € el IVA.

Dado que se trata de un tributo que se aplica a muchos bienes y servicios, lo cierto es que calcular el IVA en Excel puede resultar muy útil. Por ejemplo, si eres una persona autónoma o tienes tu propio negocio, saber cuánto IVA debes añadir al precio de tus productos es fundamental a la hora de fijar precios, elaborar facturas o presentar los impuestos

No obstante, gracias a las fórmulas avanzadas de esta herramienta ofimática, es posible automatizar el cálculo del IVA en Excel de forma fácil, lo que te permitirá ahorrar tiempo y reducir los errores de cálculo.

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3 métodos para calcular el IVA en Excel

A pesar de que Excel nació como una simple hoja de cálculo centrada básicamente en contabilidad, a día de hoy, es una herramienta completa en la que se puede hacer casi de todo. Su gran versatilidad e infinidad de funciones ha hecho que Excel sea un software empleado en casi todos los sectores, y calcular el IVA en Excel es tan solo una de las infinitas tareas que puedes realizar.

A continuación, te explicamos tres métodos diferentes para calcular el IVA en Excel con el fin de que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades. Además, con un poco de imaginación, podrás usar estas fórmulas y optimizar tu gestión financiera.

Cálculo simple de IVA con Excel

La manera más sencilla de calcular el IVA con Excel es haciendo uso de sus fórmulas, la cual podemos activar en cualquier casilla introduciendo el símbolo de igual (=). 

Veámoslo con un ejemplo para hacerlo más sencillo: si se aplica un 21% de IVA y quieres saber el precio final de un producto o servicio que sin IVA cuesta 50€, hay que calcular el 21 % de los 50€. Para ello, puedes hacerlo de la siguiente manera:

  1. Debes añadir en una celda el precio del producto sin IVA (A1) y, en otra celda (B1), se divide el valor del IVA/100. En este caso, en la celda A1 habría que poner 50 y, en la celda B1, 21/100. 

  2. A continuación, multiplica el precio * IVA /100. Es decir, A1*B1. Además, también puedes multiplicar el Precio sin IVA * 0,21, es decir, 50*0,21. Es importante que pulses Enter para obtener el IVA que, en este caso, el resultado daría 10,5.

  3. Finalmente, a este resultado, hay que sumarle el valor inicial del producto o servicio = (Precio Inicial * IVA) + Precio Inicial. Por tanto, la fórmula para calcular el IVA en Excel sería =(A1*B1)+ A1, y así se obtiene el precio final con IVA. Siguiendo el ejemplo, debes introducir =(50 * 0,21)+ 50. El resultado final es 60,5.

Calcular IVA en Excel con porcentaje

Podríamos decir que el método anterior es el más rudimentario a la hora de calcular el IVA en Excel. Sin embargo, existen muchas formas de calcularlo de una forma más eficiente y práctica. Una de ellas es utilizando el símbolo de porcentaje (%). Para introducirlo, debes pulsar Shift + 5.

Este método es muy similar al anterior, tan solo hay que multiplicar el precio inicial por el porcentaje de IVA. Es decir:

  • = Precio Inicial * IVA%: =50*21%= 10,5

  • Para obtener el precio final con IVA, hay que sumar al resultado el valor inicial = (Precio Inicial * IVA%) + Precio inicial =(50*21%)+50= 60,5

Calcular el IVA en Excel de forma automatizada

Las dos formas anteriores para calcular el IVA en Excel funcionan muy bien si tan solo tienes que realizar un par de cálculos. Pero, ¿qué sucede si debes calcular el IVA de 100 productos? Hacerlos uno a uno sería una pérdida de tiempo, ya que Excel te ofrece las herramientas necesarias para calcular todos los precios con IVA de manera automática.

Para ello, por ejemplo, en la columna A, hay que poner todos los precios sin IVA. En la columna siguiente, en este caso la B, se introduce el porcentaje de IVA con el que se va a trabajar (21%). Finalmente, tras aplicar la fórmula que te vamos a detallar a continuación, en la columna C tendrás el valor de forma automática.

En este sentido, para obtener todos los resultados de la columna C, debes seguir estos pasos:

  1. Introduce todos los precios sin IVA (columna A) y el tipo de IVA (columna B).

  2. Selecciona con el ratón el primer registro de precios sin IVA, esto es, la columna A (celda A1).

  3. Introduce el símbolo de multiplicar (*) y pulsa la celda donde tienes tu tipo de IVA, en este caso, la columna B (celda B1) =A1*B1 (=50*21%).

  4. Pulsa la tecla F4 para fijar la celda con el tipo de IVA y después pulsa enter para obtener el resultado de esa fila.

  5. Para calcular el IVA de los demás precios, tan solo deberás copiar la fórmula a las celdas inferiores. Si te fijas, la celda con el primer resultado debe tener un pequeño punto en la esquina inferior derecha. Haz clic ahí y, sin soltarlo, arrástralo hacia abajo.

  6. El precio con IVA de los demás registros debe aparecer de forma automática.

Como puedes ver, esto no solo te permite ahorrar mucho tiempo al introducir más precios, sino que también hace posible controlar un posible cambio de IVA. Por ejemplo, imagina que el producto que estamos vendiendo, y que ahora tiene un IVA del 21% aplicado, pasa a tener un IVA reducido del 10%. Si esto sucede, tan solo deberás cambiar la celda con el tipo de IVA (columna B) y Excel recalcularía todos los precios de forma automática. ¡Haz la prueba!

Y es que calcular el IVA en Excel es un simple ejemplo de la potencia de esta herramienta, ya que Excel dispone de múltiples funciones matemáticas de todo tipo. Por ello, dominar Microsoft Excel es fundamental a la hora de ser eficiente en el trabajo.

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Microsoft Excel, la herramienta que ha democratizado el control de los datos

Es común leer que Excel ha democratizado el control de los datos. No es para menos, ya que, siendo una herramienta de uso generalizado, brinda la posibilidad de crear bases de datos, registros, tablas y gráficos en cuestión de segundos

La gestión eficiente de los datos es una tarea crucial para todo tipo de negocios y, si bien existen otros programas más completos y específicos para esta tarea, la versatilidad de Excel hace que muchas organizaciones prefieran usarlo. De hecho, más de un millón de compañías lo utilizan a diario. 

Sin duda, Excel es una herramienta que todo el mundo debe saber utilizar, ya que, a causa de la digitalización, su importancia irá en aumento. En este sentido, disponer de conocimientos de Excel es algo cada vez más necesario, tanto para el desarrollo profesional como para aumentar las oportunidades laborales.

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