Comparar dos columnas en Excel, una función esencial en bases de datos

Cuando trabajas con grandes cantidades de información en una base de datos, comparar dos columnas en Excel puede ser una acción esencial. Y es que, teniendo en cuenta que permite automatizar tareas manuales y ahorrar tiempo a los profesionales, esta función se podría calificar como una de las más eficientes de la herramienta.

Por esta razón, si bien en según qué trabajos es imprescindible saber comparar dos columnas en Excel, porque se puede introducir diferentes variantes para obtener la información exacta que se necesita en cada momento, se trata de una aplicación que no todo el mundo conoce en su totalidad. ¿Quieres saber para qué sirve y cómo puedes comparar dos columnas en Excel? Te lo contamos.

¿Para qué sirve comparar dos columnas en Excel?

Comparar dos columnas en Excel es una función realmente útil cuando dispones de una gran cantidad de datos en dos columnas y necesitas averiguar la información en común entre ambas. 

Por otra parte, también puedes emplear esta opción para hallar diferencias. Y es que, en muchos casos, uno dispone de datos provenientes de fuentes distintas y necesita cotejar las similitudes y diferencias para obtener un resultado común.

Cómo comparar dos columnas en Excel

Lo primero que debes tener claro a la hora de comparar dos columnas en Excel es qué tipo de información deseas buscar, ya que existen diferentes posibilidades que permiten obtener diversas conclusiones y resultados. Por ello, es fundamental saber cómo utilizar esta función en cada situación. En este sentido, estas son las principales opciones:

1. Comparar dos columnas en Excel para encontrar la distribución de los datos 

Si tu intención es comparar dos columnas en Excel con datos similares para averiguar cuáles se encuentran en cada columna y cuáles aparecen en ambas, debes utilizar el comando “Consolidar”.

Para lograrlo, es importante que identifiques ambas columnas numéricamente ―por ejemplo, con los números 1 y 2―. Esto lo debes indicar en la celda superior de la columna y en cada celda de la columna siguiente. Es decir, al lado de cada dato de la columna 1, añadirás un 1 y, al lado de cada dato de la columna 2, añadirás un 2.

A continuación, marca la primera celda de la columna en la que quieres que aparezcan los datos y abre la opción “Consolidar”. Deberás escoger la función “Suma” y marcar las opciones “Fila superior” y “Columna izquierda”. A continuación, agrega las referencias que quieres comparar en dos rangos diferentes.

Por último, pincha en “Aceptar” y, en la columna que previamente has indicado, te aparecerán todos los datos acompañados de un número en la columna siguiente. Siguiendo con el ejemplo, aparecerá el 1 o el 2, en caso de que la información únicamente esté en una de estas columnas, o el 3 si se encuentra en ambas.

2. Encontrar los datos que coincidan en ambas columnas en la misma fila

Cuando se obtiene información de distintas fuentes y se incluye en dos columnas diferentes, es probable que se quiera organizarla. Por ejemplo, esto se puede hacer identificando las coincidencias exactas entre ambas columnas. Comparar dos columnas en Excel con este fin es una operación sencilla que se puede desarrollar de dos modos distintos:

Destacar con identificación en otra columna

La opción más simple, aunque igualmente útil para obtener esta información, consiste en incluir una fórmula en la celda superior de la columna siguiente a las dos primeras. Es decir, si se utilizan las columnas A y B, en la celda C1 es donde se deberá incluir el siguiente comando: =A1=B1, el cual se tiene que arrastrar desde la esquina inferior derecha hasta el final de los datos.

El programa te ofrecerá los resultados a partir de los términos “Verdadero” ―cuando el dato de cada fila en ambas columnas sea el mismo― y “Falso” ―cuando no coincida la información―.

Destacar con relleno de color

Para obtener el mismo resultado, pero de forma mucho más visual, simplemente debes acceder a la opción “Formato condicional” y escoger la opción “Nueva regla”.

Una vez que se abra el cuadro de mando, elige “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”, indica el rango de las dos columnas con la misma fórmula empleada anteriormente ―en este caso, =$A1=$B1― y escoge el formato que desees para destacar las similitudes ―por ejemplo, un relleno de color―. Selecciona “Aceptar” y  podrás ver los resultados.

3. Destacar los datos que coincidan en dos columnas en cualquier punto

Cuando buscas obtener datos idénticos en ambas columnas, independientemente de si coinciden o no en la misma fila, la operación es mucho más sencilla. De nuevo, debes seleccionar las dos columnas que quieras comparar y escoger las siguientes opciones: “Formato condicional > Reglas para resaltar celdas  > Valores duplicados”.

Posteriormente, debes escoger el formato en el que quieres que se resalten los datos comunes, tal y como se ha hecho en la funcionalidad anterior, y pinchar en “Aceptar” para obtener el resultado.

4. Comparar dos columnas en Excel para encontrar las diferencias

Cuando lo que pretendes es encontrar las diferencias entre ambas columnas, el proceso a seguir es exactamente idéntico al anterior. Tan solo hay una sola diferencia: en este caso, en lugar de seleccionar “Duplicados”, debes escoger los valores “Únicos” y el formato en el que quieres que se presenten. Al clicar en “Aceptar”, se marcarán aquellos datos que solo aparezcan en una de las dos columnas.

La importancia de saber comparar dos columnas en Excel

Como ves, todas las variables posibles a la hora de comparar dos columnas en Excel podrían ser de gran ayuda en un momento determinado. Y es que, trabajar con columnas extensas en bases de datos es prácticamente impensable en muchos sectores, como el de la administración o la gestión, donde es vital tener eficiencia en el manejo de datos. Y este tipo de funciones agilizan los procesos.

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