Fases de un proyecto: cómo gestionar la planificación de principio a fin

Según datos de Project Management Institute (PMI), cuando los proyectos de empresas tienen un bajo rendimiento, por cada 1.000 millones de dólares invertidos, se desperdician 122 millones. 

Teniendo esto en cuenta, resulta fundamental conocer las fases de un proyecto para aplicarlas de manera efectiva y lograr que el resultado sea preciso y estratégico.

¿Quieres saber más? A continuación, hacemos un repaso detallado de todas las fases de un proyecto con ejemplos concretos. 

¿Cuáles son las fases de un proyecto?

Cuando no están claras las fases de un proyecto, es normal que las expectativas no se cumplan. Y es que debe haber una planificación que permita aclarar cuáles van a ser los pasos que se darán para que los resultados sean los esperados.

De este modo, las fases de un proyecto que debes tener en cuenta son las siguientes:

Inicio

Todo proyecto debe empezar por definir lo que se pretende lograr, por ejemplo: lanzar un nuevo producto al mercado o conseguir una alianza importante. 

Además, es importante clarificar qué beneficios va a ofrecer la iniciativa que se tiene en mente y los primeros resultados que hay que alcanzar en el corto y largo plazo. 

Una vez que se han fijado estos puntos, será posible fijar una estrategia que permita lograr estos objetivos. En este sentido, como decía Michael E.Porter: “La esencia de la estrategia es decidir lo que no hay que hacer”. 

Planificación

Una vez que ya esté clara la primera fase del proyecto, llega el momento de planificar al detalle. Para ello, es fundamental establecer un calendario en el que se marquen varios objetivos que hay que alcanzar en un determinado plazo de tiempo, así como los pasos necesarios que hay que seguir para cumplirlos. Y es que, como dijo Larry Elder, presentador de radio, autor, abogado, documentalista y político estadounidense: “Una meta sin un plan es solo un deseo”.

Sin embargo, no olvides fijar objetivos realistas, ya que, según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, la causa más común por la que no se cumplieron los plazos previstos en proyectos fueron las expectativas poco realistas.

De esta manera, si la meta es contratar a nuevos trabajadores para crear un equipo de trabajo, habrá que definir bien todas las etapas del proceso de selección: cuándo seleccionar currículums, en qué fechas se llevarán a cabo las entrevistas, para cuándo hay que tener al candidato final, etc.

Ejecución

Ahora que ya tenemos las dos primeras fases del proyecto claras, es el momento de actuar. Para ello, se debe comenzar a realizar las tareas planificadas, pero siempre de acuerdo con el plan que se haya establecido. Esto es, hay que ser muy riguroso con las fechas de entrega a la hora de completar cada uno de los pasos que se han decidido dar. 

Sin ir más lejos, uno de los factores de éxito de cualquier proyecto está en una buena planificación, pero también en una precisa ejecución. Por esta razón, como señaló Sun Tzu en su libro El arte de la guerra, “reflexiona deliberadamente antes de hacer un movimiento”.

Seguimiento

Si bien ejecutar el proyecto es importante, no hay que perder de vista hacer un seguimiento. Para saber si vas en la dirección correcta o es necesario aplicar ciertos cambios para no desviarse de los objetivos, puedes buscar las respuestas a preguntas como: ¿estoy más cerca de mi objetivo?, ¿los resultados están siendo satisfactorios?, ¿qué puedo perfeccionar? ¿dónde hay puntos de mejora?, etc. 

En función del sector en el que se enmarque el proyecto, lo cierto es que existen herramientas que te pueden ayudar en esta fase. Por ejemplo, en el ámbito de las campañas de marketing, puedes utilizar herramientas de medición del impacto como Google Analytics. 

Cierre

La última de las fases de un proyecto se denomina cierre porque es cuando este finaliza y deja espacio a nuevas oportunidades. Sin embargo, para completar este último paso, es imprescindible documentar todo lo que se ha hecho: ¿qué dificultades se han encontrado en el camino?, ¿qué ha funcionado y qué no?, ¿qué se podría haber mejorado?, ¿se ha cumplido con las expectativas?, etc. Todo esto será de gran ayuda para no cometer los mismos errores en futuras iniciativas. 

Beneficios de una buena gestión de proyectos

Joy Gumz, Director de Project Auditors, LLC, una empresa de auditoría de gestión de proyectos, formación y garantía de calidad afirma que “trabajar mantiene a todos alertas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización”. En este sentido, al seguir las diferentes fases de un proyecto, se logran beneficios importantes:

• Aumenta la eficiencia: tener una hoja de ruta clara y unas fechas de entrega de las diferentes partes del proyecto permite gestionar mejor los recursos y evitar posibles retrasos. 
• Permite cumplir objetivos: el hecho de fijar pequeñas metas que te lleven hasta el final, hace posible que el resultado de un proyecto sea el esperado. Como dijo el pedagogo canadiense Lawrence J.Peter: “Si uno no sabe a dónde va, probablemente terminará en otro lugar”.
• Reduce los riesgos: cuando no se tienen claras las fases de un proyecto, es probable que se cometan errores que terminen provocando que este fracase. 

Esto no significa que no vaya a haber equivocaciones, pero la posibilidad de que la iniciativa no llegue a buen término será más baja. Ya lo dijo Sun Tzu: “El general que gana la batalla hace mil cálculos en su templo antes de luchar. El general que pierde hace solo unos cuantos cálculos de antemano".

• Contribuye a evitar costes innecesarios: cuando un proyecto no tiene un rendimiento adecuado, esto puede repercutir en la economía, provocando importantes pérdidas de dinero. Sin ir más lejos, de acuerdo con Hubspot, un 11,4% de los recursos se desperdician de manera regular por una mala gestión de proyectos.

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