10 funciones avanzadas de Excel que deberías conocer

02/01/2023 | Santander Universidades

Conocer funciones avanzadas de Excel no solo te permite ser mucho más productivo, sino que también puede abrirte puertas en el mercado laboral. Y es que, en la actualidad, Excel es una de las herramientas informáticas más polivalentes y utilizadas del mundo, ya que ofrece un gran volumen de funcionalidades que pueden ser empleadas de forma creativa en casi cualquier sector. 

Por esta razón, si en tu currículum ya has añadido que dispones de “conocimientos en Excel nivel usuario”, pero quieres seguir mejorando tus habilidades en esta útil herramienta, a continuación, te presentamos un listado de funciones avanzadas de Excel que pueden ayudarte tanto a mejorar tu desempeño laboral como a sacar más partido a esta herramienta.

1. Insertar o quitar columnas y filas rápidamente

Más que una función avanzada de Excel, la opción de insertar o quitar columnas de forma rápida es un atajo de teclado que te puede ahorrar mucho tiempo a largo plazo. Esta misma es una de las acciones que más se repite a la hora de registrar datos en Excel. En este sentido, si bien se suele utilizar el menú contextual o superior para realizar esta acción, lo cierto es que hay una forma más rápida de hacerlo.

Imagina que quieres añadir una nueva columna entre las columnas A y B. Primero, debes seleccionar la columna B con CTRL + Barra espaciadora. Para añadir una columna a la izquierda de la columna B, pulsa CTRL + la tecla más (+). ¿Quieres eliminar esta u otra columna? Tan solo selecciónala y pulsa CTRL + la tecla menos (-).

En el caso de las filas, el procedimiento es similar. Para seleccionar una fila, pulsa SHIFT + barra espaciadora. Para agregar una fila nueva, pulsa CTRL + la tecla más (+), pero, para eliminarla, CTRL + la tecla menos (-).

2. Acceder a la lista desplegable

Esta es una de las funciones avanzadas de Excel más interesantes y prácticas a la hora de trabajar con datos. Gracias a la validación de datos y las listas desplegables, es posible encontrar un valor determinado dentro de una columna de datos extensa.

Por ejemplo, si un cliente te pregunta si tienes un producto en concreto, puedes buscarlo de forma rápida en la columna de datos correspondiente. Para llevar esto mismo a cabo, en una celda nueva, haz clic en "Datos > Validación de datos” del menú superior, selecciona la opción de lista desplegable especifica la columna de productos disponibles.

De esta manera, al clicar en la celda creada, en la parte inferior, se desplegará una lista con los productos definidos. Dentro de esta misma celda, también puedes buscar un valor determinado y, en caso de no encontrarlo, Excel te mostrará un mensaje de error.

3. Fijar casillas

Uno de los errores más comunes a la hora de aplicar fórmulas avanzadas en Excel aparece cuando se precisa que una operación se haga siempre con un mismo valor en toda la columna. Es decir, al copiar la fórmula funcional a otras celdas, esta misma funciona como una referencia relativa y se incrementa en consecuencia. 

Por ejemplo, imagina que, en la columna A, tienes un conjunto de precios y, en la columna B, los distintos tipos de IVA. Si quieres generar una nueva columna con los precios totales después de aplicar un IVA general del 21% en la segunda columna, puedes utilizar la siguiente fórmula =A1*B1%. Sin embargo, al copiar la fórmula en las siguientes celdas, no obtendrás el resultado correcto, dado que se irán utilizando otros tipos de IVA.

Si quieres que esto no suceda, debes utilizar la opción de fijar casillas. Para ello, al introducir la casilla del IVA, pulsa F4. De esta forma, la fórmula quedará =A1*$B$1% y la utilizará para todos los precios con el IVA fijado.

4. Transponer datos

En ocasiones, puede que los datos te lleguen de una forma totalmente contraria a como los quieres trabajar. Por ejemplo, los datos pueden estar separados por filas, pero a ti te resulta mucho más sencillo trabajar con columnas. Para arreglar esta situación sin perder tiempo, puedes utilizar la función avanzada de Excel de “Transponer datos”.

Si, por ejemplo, tienes tres filas con una serie de datos en formato horizontal y quieres que estos estén en vertical, primero tienes que seleccionarlos todos y copiarlos, ya sea con CTRL + C o haciendo un clic con el segundo botón del ratón y seleccionar la opción de “Copiar”.

A continuación, en el menú superior, encontrarás la opción de “Pegar”. Si pulsas la pequeña flecha que hay abajo del icono, te saldrán distintas opciones para pegar los datos. En la última opción del primer menú, aparece un icono con dos flechas que, si pones el ratón encima, te saldrá la posibilidad de "Transponer". Si seleccionas esta opción, los datos se transpondrán de forma automática.

5. Detectar errores

La función avanzada de Excel “SI.ERROR” te ayudará a detectar los errores de las funciones más comunes. Esta funcionalidad te evitará tener que estar controlando de manera continua las fórmulas para verificar si el resultado es correcto. De este modo, no se mostrarán errores genéricos, y te adelantarás a posibles problemas con los cálculos.

Para utilizar “SI.ERROR”, debes pasar a Excel dos argumentos, la operación a revisar y el mensaje que quieres mostrar. En caso de que la operación no sea posible, la herramienta te mostrará un mensaje de error como, por ejemplo, "REVISAR". De esta forma, evitas los valores nulos y mantienes tus datos siempre listos.

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6. Unir cadenas

Una de las funciones avanzadas de Excel más útiles es la función “UNIRCADENAS”. Esta te permite combinar varias celdas de texto o caracteres en una sola. Por ejemplo, si tienes el nombre en una columna y el apellido en otra y, por cualquier motivo, quieres tener todo en una sola celda, puedes utilizar la función “UNIRCADENAS”.

Al introducir la fórmula =UNIRCADENAS, deberás pasarle los argumentos demandados. El primero es el delimitador que, siguiendo con el mismo ejemplo, podría ser un espacio en blanco (hay que introducirlo con entrecomillado " "). En el siguiente, “Ignorar_vacios”, podrías poner “verdadero”. A continuación, debes introducir las casillas de los textos que quieres unir y, al final, te quedará de la siguiente manera:

=UNIRCADENAS(" ";VERDADERO;TEXTO1;TEXTO2).

Si quieres concatenar el resto de nombres y apellidos, puedes replicar la fórmula.

7. Eliminar duplicados

Otra de las funciones avanzadas de Excel más interesantes a la hora de trabajar con datos es la de eliminar duplicados. Esta permite detectar los registros duplicados de una columna y eliminarlos. Por ejemplo, en una lista de correos electrónicos, puedes eliminar aquellos que estén repetidos sin necesidad de revisarlos todos de manera manual.

Para ello, tan solo debes seleccionar la columna donde tienes introducidos los correos electrónicos y utilizar la opción de “Datos > Quitar duplicados”. Si pulsas “aceptar”, Excel borrará los datos repetidos y te informará de cuántos registros ha borrado y cuántos valores únicos ha mantenido.

8. Validar datos

Cuando introduces datos en Excel, es muy sencillo equivocarse de tecla o escribir un dato en la fila o columna incorrecta. Este tipo de errores se pueden acumular a lo largo del tiempo, lo que provocará que Excel funcione de forma errónea. Para evitar esto, puedes utilizar la funcionalidad de validación de datos.

Imagina que, en la columna A, quieres que tan solo sea posible introducir fechas situadas entre los años 2020 y 2023. Para conseguirlo, debes seleccionar la primera celda de la columna A y pulsar “Datos > Validación de datos”. Además, en “Permitir”, selecciona “Fecha”; en “Datos”, pon “Entre”; en “Fecha Inicial”, añade “01/01/2020” y, en “Fecha Final”, “31/12/2023”. Por último, no olvides marcar la opción "Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración" para replicar esto mismo en el resto de la columna.

De esta forma, en la columna A, solo se podrán introducir datos entre estas dos fechas. En caso contrario, Excel mostrará un error, el cual, además, se puede personalizar. 

Como puedes ver, la función avanzada de Excel de validación de datos se puede configurar de muchas maneras con el fin de evitar errores a la hora de introducir datos.

9. Aplicar la suma condicional

La función avanzada de Excel “SUMAR.SI()” también puede ser útil en una gran variedad de ocasiones. Esta permite sumar celdas que cumplan con los criterios que se hayan definido.

Por ejemplo, si quieres sumar todos los precios de la columna A, pero solo aquellos que sean un importe mayor de 100€, debes utilizar la función de la siguiente forma: =SUMAR.SI(A1:A100;">100"). 

El primer argumento es el rango de precios a sumar y, el segundo, la condición que debe cumplir, la cual deberá ir entrecomillada. Al pulsar “Enter”, obtendrás un resultado en el que solo se habrá realizado el sumatorio de los precios que cumplan con la condición señalada.

10. Extraer los valores máximos y mínimos

Las últimas funciones que queremos mostrarte son la de “MAX y MIN”. Estas permiten extraer los valores máximos y mínimos del conjunto de datos seleccionados, algo que puede resultar útil en una gran variedad de campos y puede ahorrarte una gran cantidad de tiempo.

Para buscar el valor máximo, tan solo tienes que usar la fórmula =MAX(), introduciendo el rango de datos a evaluar entre paréntesis. Por otro lado, para calcular el valor mínimo, la fórmula es =MIN().

A partir de ellas, es posible encontrar los valores máximos y mínimos de un conjunto de datos, sin necesidad de buscarlos de forma manual.

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Mejora tu productividad automatizando tareas con las funciones avanzadas de Excel

En este listado, puedes consultar y aprender unos cuantos ejemplos de las muchas funciones avanzadas disponibles en Excel. Y es que, como has podido ver, saber cómo se aplican este tipo de funciones te permite automatizar ciertas tareas y, por tanto, ahorrarte algunas horas de trabajo mecánico y repetitivo. De esta manera, aumenta tu eficiencia, ya que puedes invertir más tiempo en aquellas tareas más creativas o importantes. 

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