Gestión del tiempo en la C-Suite: convirtiendo los minutos en horas

Ya lo decía Albert Einstein: el tiempo es relativo. Hay quien puede completar sin agobios sus tareas tras ocho horas de jornada laboral, y tener tiempo para ir al gimnasio y estar con amigos y familia, y quien seguiría sintiendo que el trabajo le sobrepasa aunque el día tuviera 36 horas. ¿La diferencia entre uno y otro? La correcta gestión del tiempo, una habilidad que, debido al ritmo trepidante de la sociedad actual, se ha convertido en una asignatura obligatoria a todos niveles. 

Sin ir más lejos, según un estudio realizado en 2019 por OnePoll, a nivel global, la fuerza laboral desperdicia un 26% de la jornada laboral. Esto supone que, de una jornada de ocho horas, uno no es del todo productivo durante algo más de 120 minutos (lo mismo que necesitaron The Rolling Stones para escribir el magistral tema Satisfaction). En concreto, la encuesta desvela que 42 minutos se pierden por tareas administrativas superfluas; otros 36 minutos por conversaciones de trabajo improductivas; 28 a causa de reuniones innecesarias; y otros 26 minutos debido a tareas tecnológicas obsoletas.

La gestión del tiempo como habilidad directiva

Si bien la gestión del tiempo es crucial para cualquier profesional, cobra especial protagonismo en los puestos directivos, dada la mayor responsabilidad que tienen sobre sus departamentos y empresas. Es decir, una mala gestión del tiempo a nivel de C-Suite puede dar lugar a errores difíciles de solucionar, como perder de vista los objetivos importantes, cometer fallos por precipitarse o generar ambientes de trabajo tensos que acaban filtrándose por toda la organización y afectando al resto del equipo.

Además, sin una gestión del tiempo eficiente, ningún cargo directivo puede desarrollar el resto de soft skills asociadas al liderazgo. ¿Cómo vas a tener una comunicación asertiva si estás estresado o de qué te servirá tu visión estratégica si no eres capaz de organizar las tareas para aplicarla? De ahí que esta competencia fuera una de las más demandadas en 2021 y seguirá ocupando los primeros puestos del ranking en el futuro. 

Asimismo, una mala gestión del tiempo tiene consecuencias negativas a nivel emocional que pueden desencadenar el síndrome de burnout. En este sentido, ¿sabías que, de acuerdo con el estudio Global Leadership Forecast 2021, seis de cada diez personas con cargos directivos afirma estar exhausta al final del día?

Time-management: decálogo para la C-Suite

El principal problema de muchos de estos altos cargos es que piensan que una correcta gestión del tiempo significa hacer más, cuando realmente supone hacerlo mejor. Recuerda que, según la Ley de Pareto, cualquier actividad se expande hasta ocupar el total del tiempo disponible, por lo que, seguro que, más de una vez, habrás percibido que cuando tenías cinco horas por delante para terminar un informe has utilizado todo ese tiempo en elaborarlo, pero, cuando te han reducido el plazo a solo una hora, también has podido tener el documento terminado y con la misma calidad.

¿Qué puedes hacer entonces para gestionar tu tiempo de forma óptima? Estas pautas te ayudarán a ganar eficiencia y efectividad en tu día a día profesional:

1. Planifica. Antes de comenzar a desarrollar tareas de manera frenética, párate unos minutos a estudiar los objetivos que deseas lograr y las acciones que tienes que llevar a cabo para ello. Puedes creer que dedicar media hora a planificar cuando estás hasta arriba de trabajo es una pérdida de tiempo, pero esta organización de ideas te ayudará a verlo todo más claro y a concretar la mejor ruta para conseguir tus metas, sin distracciones ni desvíos.
   
   Consejo: existen diferentes técnicas para agilizar la planificación como, por ejemplo, el método time blocking.  
   

2. Prioriza. En este establecimiento de objetivos y del plan de actuación no todo es igual de relevante. ¿Sabías que el 80% de tus logros son consecuencia del 20% de tus acciones? Este principio de productividad hace que sea imprescindible distinguir entre lo importante y lo urgente para así priorizar las primeras con el fin de obtener grandes réditos del tiempo empleado. 

   Consejo: puedes usar como herramienta la Matriz de Eisenhower para visualizar de forma gráfica lo importante y lo urgente. 

3. Programa. El 25% de los adultos se definen como procrastinadores, es decir, postergan los asuntos una y otra vez. Para evitar que el trabajo se dilate de forma indefinida, establece plazos para terminar las tareas. En el caso de proyectos de gran envergadura, divide los hitos en periodos más cortos; así no te encontrarás el último día con todo por hacer y sin tiempo material para conseguirlo. 

   Consejo: si no quieres caer en la tentación de abandonar lo que estás haciendo, aplica la regla del cinco, es decir, cuando te sientas aburrido o frustrado, en lugar de pasar a otra cosa, plantéate hacer cinco unidades más, como cinco páginas más de un informe o cinco visitas más a clientes, por ejemplo. 

4. Focaliza. La multitarea se ha convertido en el enemigo número uno de la productividad. Numerosas investigaciones ponen de manifiesto que tratar de llevar a cabo varias acciones a la vez es contraproducente, contrariamente a lo que se suele pensar. Por esta razón, lo mejor para un rendimiento óptimo es centrarte en un asunto y, una vez terminado, abordar el siguiente. 

   Consejo: puedes emplear apps basadas en la técnica Pomodoro, que asignan un tiempo determinado a cada tarea y te avisan cuando este ha terminado, como Pomodoro Timer. 

5. Aíslate. Ahora bien, en este propósito de focalización, también es indispensable que evites cualquier distracción que pueda romper tu concentración.  Por ejemplo, ¿cuántas veces revisas tu email? Esta sencilla acción se ha vuelto un hábito casi compulsivo, hasta el punto de que representa el 20,2% del tiempo que pasa un profesional ante el ordenador. Estas idas y venidas a la bandeja de entrada (extensibles a mirar el móvil, hablar con un compañero o atender una llamada) disipan tu concentración, necesitando hasta 120 segundos para volver a estar 100% concentrado. 

   Consejo: los softwares bloqueadores de notificaciones, como Stayfocusd o Flipd, son de gran ayuda para reducir las interrupciones. 

6. Delega. Como señala Brian Tracy, autor de Cómo lideran los mejores líderes, el liderazgo “no tiene que ver solo con maximizar tu propia productividad y valor; también tiene que ver con potencializar la productividad y eficiencia del personal para lograr el máximo rendimiento”. Por tanto, aunque las primeras veces que encargues una tarea, tengas que invertir horas en explicar el cometido y repasar el resultado —incluso más que si lo hicieras tú mismo—, a la larga te permitirá disponer de más tiempo para enfocarte en tus metas prioritarias.  

   Consejo: la tecnología te facilitará la coordinación con tu equipo de trabajo. Con herramientas como Trello podréis estar al tanto de lo que cada miembro del grupo tiene pendiente, en qué está inmerso y qué ha terminado. 

7. Evalúa. Otra forma de mejorar tu gestión del tiempo es analizando exactamente en qué lo pierdes. Ser consciente de cuáles son tus “ladrones de tiempo” te permitirá reducir las malas prácticas y adquirir hábitos más productivos. Por ejemplo, quizá descubras que pasas muchas horas en reuniones ineficaces. De hecho, según un estudio de Wharton Center for Applied Research, el empleado medio desperdicia 31 horas al mes en reuniones improductivas. 

   Consejo: instala en tu ordenador un software de análisis de actividad, como RescueTime. Este programa analiza el tiempo que dedicas a cada aplicación y te envía informes periódicos. 

8. Sé ordenado. ¿Dónde he dejado el bolígrafo? ¿En qué carpeta puse el informe? ¿Cuándo terminaba el plazo que me dijeron por email? Mantener un lugar de trabajo organizado y en orden no es una mera cuestión estética, sino que es esencial para facilitar tu trabajo. Por ejemplo, si te piden un documento de manera urgente y todo está en orden, podrás adaptarte a la situación de forma rápida, pero si tu mesa es un caos, esta solicitud te generará estrés, frustración y, probablemente, fracaso. 

   Consejo: ¿Conoces el método japonés de las 5S? Se trata de llevar a cabo las siguientes fases de actuación: Seiri (Clasificar), Seiton (Ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketso (Estandarizar) y Shitsuke (Perseverar). 

9. Desconecta. Uno de cada dos profesionales asegura que sufre el síndrome de burnout, según Gallup. El estrés y la responsabilidad que genera un puesto de responsabilidad no hacen más que incrementar esta incidencia. No dejes que el desgaste laboral acabe contigo. Pon límites a tu jornada laboral y dedica tiempo a tus hobbies y vida personal. 

   Consejo: si comes en la oficina, no lo hagas en tu propio espacio de trabajo; trasládate al comedor o zona común. Incluso, si tienes la oportunidad, salir durante unos minutos al exterior te ayudará a reducir tu estrés y a refrescar la mente, permitiéndote volver al trabajo con las energías renovadas.

10. Descansa. Piensa en tu cuerpo como en un ordenador. Si lo mantienes activo 24/7 acabará quemándose el sistema. De ahí que una correcta gestión del tiempo también requiera realizar pequeños descansos en el lugar de trabajo, y respetar las horas de sueño recomendadas para resetear la mente. En este sentido, debes saber que estos descansos potencian la memoria y la agilidad mental, contribuyendo a que seas más productivo.  

    Consejo: ¿Tienes problemas de insomnio? Minimiza la vigilia que generan las preocupaciones laborales practicando meditación antes de ir a la cama, evitando las pantallas o apuntando en un cuaderno las tareas pendientes para que tu cerebro pueda descansar tranquilo.

Controlando los minutos, el camino hacia el éxito profesional

Si consigues poner en práctica estos consejos, notarás los beneficios de manera rápida. El primero de ellos es que, dado que eres capaz de gestionar mejor tu tiempo, sufrirás menos estrés y podrás llevar el trabajo al día, sin sufrir la presión que ocasiona la acumulación de tareas. Esto te permitirá estar preparado para adaptarte a los cambios sin sentirte presionado o agobiado. Asimismo, una correcta gestión del tiempo te dará la oportunidad de revisar el trabajo y evitar fallos, mostrando mayor concentración y focalización hacia los aspectos importantes de tu puesto.

Al liberar tu mente de las preocupaciones que provoca la falta de tiempo, también podrás dar rienda suelta a tu creatividad. Es decir, lograrás llevar a cabo tu cometido y, además, proponer e idear nuevos proyectos. Una proactividad que será muy valorada por la empresa, beneficiando a tu reputación y aumentando las opciones a seguir desarrollando tu carrera profesional. 

En el plano personal, ver que eres competente en tu puesto de trabajo y que la compañía lo valora se traduce en un incremento de la satisfacción, que redundará de nuevo en tu productividad. Y a esto hay que sumar la felicidad que te aportará poder conciliar vida personal y laboral.

Trabajar la gestión del tiempo como habilidad blanda es un ‘must-have’ para los profesionales, especialmente si tienen mayores responsabilidades en la empresa. Con este propósito, Banco Santander lanza 5.000 plazas para el Curso Santander | Business for All 2024. Este programa, dirigido a aquellas personas que quieran mejorar sus habilidades empresariales, ha sido diseñado de la mano de los mejores expertos de Harvard Business School Publishing, una de las instituciones educativas más prestigiosas del mundo.

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• Business Fundamentals: aprenderás lo más esencial del marketing, las finanzas, la negociación y la experiencia de cliente.

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Todos los cursos están impartidos por expertos de primer nivel y no tienen coste para los beneficiarios. Tampoco es necesario tener un título universitario ni ser cliente de Banco Santander. Además, se ofrecen en inglés, español y portugués de Brasil.

En este curso, podrás adquirir todos los conocimientos y las habilidades necesarias a través de contenidos a la carta, debates virtuales en sesiones en directo con mentores y facilitadores de aprendizaje, la interacción con tus compañeros, ejercicios y herramientas con los que podrás practicar su aplicación y transferir los conocimientos a tu entorno laboral. Además, al finalizar, recibirás un certificado por parte de Harvard Business School Publishing.

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