Trabajar con informes en Excel: por qué es mejor exportarlos desde Access

Las bases de datos y las hojas de cálculo son dos de las herramientas más habituales en el día a día de miles de profesionales de diversos ámbitos. Ahora bien, ¿qué sucede cuando combinamos ambas aplicaciones? Que trabajamos de forma más eficiente, y un buen ejemplo de ello está en la posibilidad de exportar informes de Access a Excel.

En este sentido, aunque no es tan conocida como las hojas de cálculo, Access es otro de los programas fundamentales para según qué tareas. Por eso, en lugar de crear informes en Excel, puedes exportarlos desde Access y trabajarlos para obtener mejores resultados. A continuación, te lo contamos todo.

¿Informes en Excel o Access?

Los informes en Excel pueden utilizar aquellos datos que estén almacenados en una lista de SharePoint, un libro de Excel, Analysis Services, una tabla en SQL Server, etc. Sin embargo, existen otras formas de explotar mejor las hojas de cálculo y presentar la información vital de tu empresa.

En este sentido, Access es una de las herramientas menos conocidas del Paquete Office, pero como suele ocurrir en estos casos, este desaprovechamiento viene más por desconocimiento del usuario que por la propia herramienta en sí. De hecho, a día de hoy, sigue siendo uno de los softwares más recomendables para trabajar con bases de datos en las que organizar la información a partir de tablas y formularios.

Por este motivo, si existe una opción en Access que podemos destacar por encima del resto, esta es la posibilidad de crear informes. Y es que esta herramienta sirve para organizar y resumir toda la información almacenada en una base de datos, además de permitir su visualización de un modo más estético y, sobre todo, eficiente. 

Por si fuera poco, sus aplicaciones se pueden multiplicar al combinarlas con otras herramientas, ya que Access se puede complementar con otros softwares. Por ejemplo, una vez creados tus informes, los puedes exportar a Excel para acabar de trabajar en ellos desde otra perspectiva, modificándolos y perfeccionándolos para adaptarlos a tus necesidades. Sin embargo, ¿cómo puedes crear estos documentos en Access?

Cómo crear informes en Access

Lo primero que debes saber a la hora de crear un informe en Access es que necesitas escoger el origen del registro. Para que nos entendamos, se trata de indicar a la herramienta de dónde debe extraer los datos que se mostrarán en el documento, una información que puede encontrarse en una sola tabla o en varias, en cuyo caso es importante utilizar diferentes consultas ―predeterminadas o creadas por ti―.

A partir de ese momento, puedes generar informes en Access a través de cuatro herramientas diferentes: 

• Informes simples
• Asistente para etiquetas 
• Informe en blanco 
• Asistente para informes

No obstante, conviene conocer todas las posibilidades para un mejor dominio del programa y, por supuesto, para poder seleccionar la mejor alternativa en cada caso, con el fin de obtener el resultado deseado.

Informes simples en Access

Cuando se quiere generar una presentación de datos básica, en la que la estética no es un factor importante, esta es la opción más aconsejable. Sirve para crear un informe rápido sin establecer indicaciones, aunque solo es útil cuando la información está en una sola tabla, ya que lo que hará la herramienta será presentarla de forma estructurada.

Eso sí, posteriormente, podrás modificar su apariencia desde las opciones de presentación y diseño. Además, cada vez que abras el documento se actualizará con la última información que hayas introducido en la base de datos. 

Informes creados con el asistente para etiquetas

Cuando necesitas transformar la información de una tabla de datos en etiquetas para imprimir, esta es la alternativa más práctica que encontrarás en Access. Para crearlas, basta con acceder a la pestaña de “Informes” y hacer clic en “Etiquetas”, aunque siempre desde la tabla que servirá como origen de registros para el informe. Además, podrás previsualizarlas antes de su impresión.

Informes creados a partir del asistente para informes

A la hora de desarrollar un informe complejo, en el que necesitas seleccionar una parte de los datos o los orígenes de cada registro para la creación del documento si se quiere generar información a partir de diferentes tablas, lo más eficiente es recurrir al asistente para informes. En esta opción podrás indicar el orden y la agrupación de los datos. 

Informes creados a partir de la herramienta Informe en blanco

Si solo quieres exponer algunos de los elementos que componen la base de datos en el informe, puedes utilizar la herramienta “Informe en blanco”. En este caso, pese a que la creación del documento parte desde cero, se trata de un procedimiento rápido en el que únicamente deberás escoger la lista de campos que deben aparecer en el informe.

Aprende a trabajar los informes en Excel

Si bien no es lo más recomendable trabajar los informes en Excel de manera directa, sí que te aconsejamos que luego los exportes desde Access, ya que te puede ayudar a desarrollar nuevas tareas en los documentos, por ejemplo, a gestionar la información y seleccionar datos concretos. 

Además, al tratarse de aplicaciones incluidas en Office, la complementación resulta muy sencilla. De hecho, la propia herramienta ofrece de manera directa la opción para transferirlo. En este sentido, solo tienes que acceder a la pestaña “Datos externos” y seleccionar la opción “Exportar” a través del programa que desees dentro del Paquete Office.

Como puedes ver, ambas son herramientas muy útiles en el ámbito ofimático, pero cada una de ellas ofrece unas prestaciones, por lo que poder complementarlas es una gran ventaja. 

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