¿Qué es el método GTD o Getting Things Done?

A pesar de la inmensa potencia que oculta el cerebro humano, parece ser que, con el paso del tiempo, su capacidad para almacenar información se vuelve cada vez más lenta y perezosa. Esto es lo que afirma un estudio del profesor Michael Ramscar, de la Universidad de Tübingen, en Alemania. Y es que, a medida que acumulamos más y más datos, el cerebro se va sobrecargando de información y su velocidad para almacenar y acceder a nuevos recuerdos es más limitada, sin depender tanto de la edad y el envejecimiento natural, como siempre se había creído.

El método GTD, acrónimo del inglés de Getting Things Done, apuesta por almacenar esa información en otro lugar para liberar el cerebro de esta tarea y aumentar así su productividad y la concentración. Se trata de una metodología muy popular y fácil de aplicar tanto en el plano individual como en el trabajo en equipo. ¿Quieres liberar todo el potencial de tu mente y alcanzar tus objetivos? Sigue leyendo y descubre cómo el método GTD puede ayudarte. 

¿Qué es el método GTD?

El método GTD es una metodología de gestión de tareas que permite optimizar el flujo de trabajo de una forma sencilla y eficaz, con el objetivo de aumentar la productividad de cualquier proyecto. Esta propuesta fue desarrollada por primera vez en 2001 por el consultor e instructor de productividad David Allen en su libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.

Se trata de una técnica que parte del hecho de que, cuanta más información tratamos de retener en la memoria, mayor es la desconcentración y la improductividad. De este modo, el método GTD propone almacenar toda esa información en otro lugar, ya sea en un papel, en una herramienta digital o donde sea posible guardar información de forma organizada, para liberar la mente y concentrar todo su potencial en las tareas que realmente tenemos que hacer para aportar valor. 

Este vaciado mental de tareas permite aumentar el rendimiento, reducir el estrés, incrementar la efectividad y dejar más espacio para la creatividad y la innovación. Además, es una metodología aplicable a cualquier ámbito, tanto laboral como personal.

¿Para qué sirve el método GTD?

En ocasiones, creemos que somos capaces de memorizar todo lo que tenemos que hacer y que esto no afecta a nuestro rendimiento. Sin embargo, Allen detectó que, incluso cuando no somos conscientes, nuestro cerebro sigue trabajando en un segundo plano, recordando todas las tareas que debemos realizar a lo largo del día, algo que a medio plazo genera estrés y desorden mental. 

En este sentido, todo comenzó cuando sus clientes le comentaron que gran parte del tiempo se sentían abrumados por la cantidad de cosas de las que tenían que hacer un seguimiento. Les preocupaba olvidarse de pequeños detalles y muchas veces no conseguían acabar a tiempo aquello que se habían propuesto. Fue entonces cuando Allen se dio cuenta de que la mente tiene un límite, pero que existía una solución. 

Esto dio vida a Getting Things Done, un método que combina ideas del budismo con técnicas de organización. Y es que se percató de que anotar todas las tareas por escrito permitía liberar esa parte del cerebro, atajando de raíz los problemas que le comentaban sus clientes. Además, al ponerlo en práctica, pudo comprobar que su mente estaba más centrada, que su capacidad de pensar aumentaba y su estrés se reducía. 

¿Cómo usar el método GTD?

El método GTD se compone de 5 pasos sencillos que permiten categorizar y ordenar el trabajo pendiente haciendo uso de una herramienta externa: 

1. Captura 

El primer paso consiste en capturar todas las tareas que tengamos en la mente, por muy pequeñas que sean. De este modo, cualquier cosa pendiente que venga a la cabeza hay que apuntarla en la herramienta elegida. Sin embargo, no se trata de organizar ni priorizar, sino de dejar constancia por escrito del listado de tareas, denominado comúnmente como bandeja de entrada.

2. Procesa

Una vez que se han anotado todas las tareas, es el momento de documentar estas tareas hasta el más mínimo detalle: hay que añadirles un título adecuado, adjuntar la documentación necesaria, etc. En definitiva, se trata de completar la información que ya se ha anotado en el primer paso. 

En este punto también podemos empezar a asignar distintas prioridades a las tareas pendientes, por ejemplo, del 1 al 5, donde 1 es no prioritario y 5 es urgente. Asimismo, se puede descartar tareas si no es posible realizarlas en estos momentos. 

3. Organiza

Cuando la bandeja de entrada está completa y se han señalado las prioridades, se debe proceder con la organización de las tareas: asignar fechas de ejecución en relación con el tiempo disponible, crear otras bandejas temporales (diarias o semanales), etc. Lo ideal es que cada tarea esté asociada a un proyecto, y que, dentro de este, se puedan ir resolviendo por orden de prioridad.

4. Revisa

Si bien la bandeja de entrada debería quedar limpia y organizada tras completar el paso anterior, es probable que surjan nuevas tareas, que se completen otras o que algunas se queden en espera. De este modo, el objetivo ahora es revisar la bandeja de entrada cada cierto tiempo para actualizarla con los cambios surgidos durante el día. 

Lo recomendable es verificar la bandeja de entrada un par de veces al día: una al inicio y otra al final de la jornada. Si la compruebas demasiado a menudo, el método GTD pierde gran parte de su eficacia. Puedes añadir una revisión semanal para reorganizarte y establecer nuevas prioridades. 

5. Ejecuta

Una vez capturadas, procesadas y organizadas las tareas, tu mente se sentirá más libre y estará lista para empezar a trabajar. 

El concepto es simple: mira tu bandeja de entrada, selecciona la más prioritaria y complétala. Haz esto mismo sucesivamente y verás que, poco a poco, la bandeja de entrada se irá liberando, y las tareas a realizar se podrán archivar. 

No obstante, recuerda que el método GTD es flexible, por lo que puedes modificar tu organización si es necesario e, incluso, dividir tareas demasiado grandes en otras más pequeñas, según tu estado de ánimo, disponibilidad y contexto. Lo importante es ir completando tareas de una forma efectiva.

Ventajas y desventajas del método GTD

Con el paso de los años, el método GTD se ha mostrado como una forma eficaz de organizar el trabajo y las tareas pendientes, tanto cuando hablamos de proyectos individuales como en grupo. A pesar de ello, como cualquier otra estrategia, posee tanto ventajas como desventajas: 

Ventajas

Entre las principales ventajas, podemos destacar:

• Reduce la carga cognitiva: una buena aplicación del método GTD permite reducir la carga cognitiva y el esfuerzo mental. 
• Elimina la indecisión: las tareas están siempre ordenadas de forma prioritaria, por lo que no se pierde tiempo decidiendo qué hacer a continuación. 
• Claridad: a la hora de ponerse en marcha, ya se ha decidido qué hay que hacer en cada momento. De esta manera, es posible reorganizarse fácilmente y tomar decisiones en relación con nuevas tareas que puedan surgir. 
• Concentración: permite estar más concentrado en la tarea actual, aumentando la calidad del trabajo, evitando el multitasking, reduciendo la ansiedad y disfrutando más del tiempo libre. 
• Evita la procrastinación: como se tiene visibilidad en todo momento de las tareas pendientes, es más sencillo ponerse en marcha y evitar la procrastinación.
• Automatizar o delegar: conocer las tareas a realizar también permite rediseñar procesos, automatizarlos o delegarlos a otra persona. 

Desventajas

A pesar de sus ventajas, también existe una serie de limitaciones:

• Inversión de tiempo: aunque el método GTD es fácil de aplicar, familiarizarse con su funcionamiento puede llevar un tiempo. Las primeras veces deberás invertir tiempo y comprobar de forma constante en qué puntos aún hay margen de mejora. 
• Demasiado flexible: en ocasiones, el GTD resulta demasiado flexible. El hecho de poder organizar y reorganizar tareas sin mayor problema puede llevar a la confusión y la procrastinación. Por ello, es necesario ser disciplinado y honesto con uno mismo. 
• La complejidad puede aumentar: si se trabaja en muchos proyectos o se deben completar muchas tareas a diario, la complejidad organizativa puede aumentar significativamente. En estos casos, debes estudiar si este es el método más adecuado o cómo puedes adaptarlo a tu situación.

¿Cómo aplicar el método GTD? Herramientas y consejos

Como se ha mencionado, aplicar el método GTD puede resultar complejo para algunos profesionales. Cambiar el método organizativo y adoptar otras costumbres conlleva algo de tiempo y paciencia. Sin embargo, a continuación, te proporcionamos algunos consejos que te ayudarán en esta misión:

• Práctica: como dice el refranero español, “el hábito hace al monje”. La única forma de acostumbrarse a esta técnica es poner en práctica sus principios. Además, recuerda que el método GTD es iterativo, es decir, que deberás pasar una y otra vez por las mismas etapas. Por ello, cuantas más veces lo hagas, más interiorizado tendrás sus pasos y más fácil te resultará. 
• Hazlo sencillo: para evitar bandejas de entrada y calendarios demasiados complejos, debes tener siempre presente la simplicidad. No te compliques, el objetivo es construir algo simple e ir poco a poco.
• Modifica lo que sea necesario: si hay algo del sistema que no te resulta cómodo o no se adapta a tus necesidades, no tengas miedo a modificarlo. La meta es encontrar la manera que mejor te funcione, no importa si esto se apega mucho o poco a las líneas ideales del método GTD.
• Controla el tiempo: ten en cuenta que esta es una metodología de gestión de tareas, pero no del tiempo. Agregar alguna forma de medir y limitar el tiempo, así como las veces que una tarea puede ser pospuesta o bloqueada, puede ayudar a aumentar la eficacia y evitar la procrastinación.

Asimismo, además de seguir estos consejos, para aplicar el método GTD necesitarás una herramienta externa que te permita almacenar la información de todas las tareas. No hay ninguna manera correcta o incorrecta, ya que cada uno puede decidir cuál es el medio más práctico y útil en cada caso. 

En este sentido, en la actualidad, hay una serie de herramientas digitales, como Trello, Asana, ToDoist o Evernote, que ofrecen una especie de tablero digital donde se puede ir colocando las tareas en distintas listas, así como asignarles una fecha o prioridad. La gran ventaja es que son fáciles de utilizar, limpias y están disponibles para todos los dispositivos. 

No obstante, a pesar de sus enormes ventajas, hay quien sigue utilizando métodos más tradicionales como una simple hoja de papel, un calendario, una agenda, un pósit o una pizarra acrílica. En realidad, el medio empleado es lo menos importante, ya que lo fundamental es que cada uno se sienta cómodo con el elegido.

Al final, en un mundo donde el estrés, las tareas acumuladas y la multitarea es algo común, utilizar un método organizativo como GTD es esencial si se quiere cumplir con los objetivos fijados. De hecho, según un estudio del Project Management Institute (PMI), las organizaciones que subestiman la gestión de proyectos fracasan estrepitosamente en más del 50% de sus proyectos.

Teniendo en cuenta esto, la gestión y organización de proyectos es una de las habilidades claves para alcanzar el éxito profesional, así como el deseado equilibrio entre la vida personal y laboral. Y, aunque la mente de cada persona funciona de forma distinta, aprender y conocer métodos de gestión tan efectivos como este, te puede ayudar a encontrar tu propia estrategia. 

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