Aprende qué es y para qué sirve Excel

20/07/2022 | Santander Universidades

Microsoft Excel es probablemente una de las herramientas informáticas más útiles del mundo, y a la vez, una de las más infravaloradas. Y es que la pregunta no sería para qué sirve Excel, sino más bien, para qué no sirve. Su versatilidad y amplia gama de usos la ha llevado a convertirse en un conocimiento imprescindible en el CV de cualquier profesional.

Para que te hagas una idea de su importancia, el 82% de los trabajadores, sin importar su rol, interactúa de alguna forma con Excel diariamente, invirtiendo en promedio el 30% de su tiempo laboral. Teniendo en cuenta estos datos, no es de extrañar que su base de usuarios regulares se sitúe entre los 1.100 y 1.500 millones de personas. 

Si te has planteado en alguna ocasión mejorar tus conocimientos de herramientas ofimáticas para avanzar en tu carrera, este programa debe tener un lugar destacado dentro de tu ruta de aprendizaje. ¿No sabes exactamente para qué sirve Excel, qué funcionalidades ofrece o en qué tareas puedes utilizarlo? A continuación, te lo explicamos todo.

¿Qué es Excel?

Creado por Microsoft, Excel es una aplicación de hoja de cálculo que permite a los usuarios organizar y formatear información de forma sencilla, así como realizar cálculos con fórmulas utilizando un sistema de celdas dividido en filas y columnas. Este programa fue lanzado el 30 de septiembre de 1985 y, desde entonces, ha sido una pieza clave en la productividad y eficiencia de las tareas de oficina.

Excel ha evolucionado a lo largo de los años, incorporando nuevas funciones y características para adaptarse a las necesidades cambiantes del mundo laboral. Integrada dentro de la Suite de Microsoft Office, a día de hoy, cuenta con varias versiones: la aplicación de escritorio para todos los sistemas operativos, la aplicación en la nube accesible desde el navegador y la aplicación móvil para Android y iOS.

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Características principales de Excel

Excel ofrece una amplia gama de características que lo hacen una herramienta esencial para la manipulación y análisis de datos. Sin ir más lejos, Excel es un programa:

  • Versátil: esta es, sin duda, su principal característica. La cantidad de tareas que puede asumir es prácticamente infinita y, aunque también cuenta con limitaciones por su propia naturaleza, es casi una fuente inagotable de posibles usos.

  • Fácil de usar: a pesar de las creencias que rodean a Excel, la realidad es que se trata de un programa muy fácil de usar. Cada persona puede emplearlo a su manera, sin importar su nivel de conocimientos, el cual puede ir ampliándose con la práctica.

  • Automatizable: otra de las grandes ventajas de Excel es que permite automatizar tareas y cálculos numéricos de forma relativamente sencilla. En apenas unos clics, se puede ahorrar mucho tiempo y mejorar la productividad gracias a sus macros y funciones automatizadas.

  • Visual: también se trata de un programa muy visual. Los datos se pueden organizar en tablas que cualquiera puede comprender. Además, cuenta con todo tipo de opciones para dar formato a nuestra información y generar todo tipo de gráficos.

  • Personalizable: cuenta con todo tipo de opciones para personalizar las hojas de cálculo, tanto en el plano visual como funcional. Casi cualquier elemento se puede personalizar al gusto y necesidades de cada proyecto.

  • Escalable: Excel es una herramienta que crece contigo. Puedes comenzar con funciones básicas y, a medida que vas adquiriendo más habilidades y conocimientos, puedes explorar opciones más complejas y potentes para adaptarlas a tus necesidades.

  • Interoperable: es compatible con otros programas de Microsoft Office, lo que facilita el intercambio de datos y la colaboración entre herramientas. También, es capaz de importar y exportar datos desde y hacia una gran variedad de formatos de archivo.

  • Seguro: Excel ofrece opciones de seguridad para proteger los datos sensibles mediante el cifrado de archivos, la protección con contraseña y el control de acceso.

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¿Para qué sirve Excel? 

Si te preguntas para qué sirve Excel, debes saber que la respuesta es para casi todo. Se trata de la navaja suiza informática, una herramienta multifuncional que ofrece un sinfín de funcionalidades que siguen ampliándose con el paso del tiempo. La clave de esta herramienta está en su versatilidad: ofrece una infinidad de herramientas, que van desde las más básicas hasta las más avanzadas.

Su principal centro de operaciones se basa en su diseño de filas y columnas. Gracias a ellas, podemos organizar información de una forma práctica, visual y sin esfuerzo. Por ejemplo, una de sus aplicaciones más sencillas reside en la elaboración de horarios laborales o escolares, cronogramas, calendarios y facturas totalmente personalizados. 

Además, permite trabajar con todo tipo de datos. De este modo, se pueden crear y gestionar grandes bases de datos, así como analizar y filtrar la información de manera eficiente. Asimismo, a partir de la información introducida, podemos generar gráficos para visualizar los datos de forma más clara e intuitiva y tomar decisiones más inteligentes. De hecho, es posible que no conozcas algunas de las modalidades que presenta: circulares, radiales, de superficie, de cuadros combinados, de barras, columnas, de líneas, de áreas, etc. ¡Puedes crear hasta mapas para identificar datos por países! ¿Sabrías crear algunos de ellos?

Por otro lado, Excel posee su propio lenguaje de programación, VBA (Visual Basic for Applications), que permite automatizar tareas y cálculos repetitivos, así como diseñar aplicaciones personalizadas, gracias a las fórmulas y funciones predefinidas. Este lenguaje de programación es una gran herramienta para optimizar procesos y hacer más eficiente nuestro trabajo. Además, estas funciones se pueden ampliar aún más gracias a la disponibilidad de miles de complementos.

Usos más comunes de Excel 

Como hemos mencionado, la clave de esta herramienta está en su versatilidad: ofrece varias funcionalidades, desde las más básicas hasta las más avanzadas. De este modo, podemos definir para qué sirve Excel a partir de sus aplicaciones principales. En este caso, no hablamos únicamente de las opciones que ofrece el programa, sino del uso de ellas, como son el cálculo, los gráficos, las fórmulas y las tablas.

 A continuación, te presentamos algunos ejemplos de uso habituales:

  • Administrar la contabilidad. Por un lado, hay quienes utilizan Excel para llevar sus cuentas personales o familiares. Y es que es sencillo crear una hoja de cálculo donde registrar todos los ingresos y gastos para, más tarde, analizar cómo podemos mejorar nuestra economía. 

De la misma forma, son muchas las empresas, sobre todo las más pequeñas, que utilizan Excel para llevar su contabilidad y finanzas. Y no solo eso, también lo utilizan para gestionar el inventario, los pedidos, los impuestos o los salarios.

  • Gestionar el inventario. En relación con lo que comentamos en el punto anterior, no son pocas las empresas que utilizan Excel para llevar un control del stock y del inventario. Incluso, es posible automatizarlo para que, cada vez que se vende un producto, este se reste de manera automática o se creen alertas dinámicas de falta de stock.

  • Generar bases de datos. Organizar información en filas y columnas etiquetadas es otra de las principales aplicaciones de Excel. Además, podemos crear filtros, ordenar por diferentes criterios o buscar, entre muchas otras opciones.

  • Elaborar facturas, presupuestos o albaranes. Es muy sencillo crear plantillas para elaborar documentos financieros como facturas o presupuestos, incluso hay plantillas que podemos usar. Una vez creadas, se pueden rellenar e imprimir o exportar a PDF.

  • Planificar proyectos. Gracias a su sistema de celdas y sus funciones de fechas, es posible crear calendarios visuales con las tareas y plazos de cada proyecto. Puedes incluir eventos, citas, recordatorios, entre otras cosas. Además, puedes personalizarlo a tu gusto, agregar imágenes, cambiar colores, etc.

Asimismo, es posible asignar responsabilidades, establecer precedencias o dependencias entre tareas, o incluso calcular el tiempo necesario para cada una de ellas.

  • Llevar el cálculo financiero. El análisis financiero es otro de los pilares que hacen de Excel una herramienta esencial, especialmente en el ámbito empresarial. Se puede utilizar para realizar cálculos financieros, análisis de inversiones, presupuestos, pronósticos, entre otros.

  • Analizar datos. El programa cuenta con varias herramientas para analizar grandes volúmenes de datos, generar informes, realizar análisis de tendencias, entre otras cosas. A través de fórmulas y funciones, se pueden realizar diferentes tipos de análisis estadísticos, cálculos matemáticos y lógicos, etc.

  • Hacer un seguimiento de ventas y clientes. Otra de las cosas para las que sirve Excel es para llevar un seguimiento de las ventas, los clientes, las características de cada uno de ellos, su comportamiento de compra, y mucho más. Es decir, se puede convertir en una herramienta de Customer Relationship Management (CRM) para mejorar las relaciones con los clientes y aumentar las ventas.

  • Monitorizar el rendimiento y los KPI. El 26,2% de los profesionales de marketing utilizan este programa. Excel te permite crear un panel de control donde puedes incluir todos los KPI necesarios para analizar el rendimiento de tus campañas.

  • Crear informes y presentaciones. Con Excel, es posible crear gráficos de todo tipo a partir de los datos. Puedes visualizar la información de manera más clara, lo que ayuda a tomar decisiones más informadas o a presentar los datos de una forma más comprensible.

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¿Por qué deberías saber para qué sirve Excel y aprender a manejarlo?

Según la prestigiosa Universidad de Harvard, conocer para qué sirve Excel y saber manejar algunas de sus funciones puede resultar muy útil en la búsqueda de empleo. De acuerdo con este estudio, "pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo, pero, para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día”. Un dato relevante que desvela la importancia de saber para qué sirve Excel.

Por otro lado, con el paso de los años, Excel se ha convertido en una de las aptitudes más demandadas del mundo laboral. Según el Barómetro de Primer Empleo 2023, saber manejar Excel es la segunda habilidad más demandada del mercado. Sin ir más lejos, esta habilidad se demandaba en casi 60.000 ofertas de empleo, colocándose por detrás de la capacidad de análisis y por delante de la facilidad de adaptación.

Teniendo en cuenta estos datos y volviendo a la pregunta de para qué sirve Excel, podemos concluir que también sirve para mejorar la empleabilidad. En la actualidad, se considera como una habilidad transversal que aporta un valor añadido en la mayoría de los puestos de trabajo. De este modo, independientemente de tu sector o especialidad, aprender cómo funciona y para qué sirve Excel es imprescindible tanto para aumentar tu productividad como para aspirar a mejores oportunidades laborales.

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Fuentes

Publicado originalmente el 20 de julio de 2022, actualizado el 16 de abril de 2024

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