Aprende qué es y para qué sirve Excel

¿Te has planteado en alguna ocasión mejorar tus conocimientos de informática y, sobre todo, de herramientas ofimáticas? Sin duda, son conocimientos que, a día de hoy, se consideran prácticamente imprescindibles en la búsqueda de empleo. 

En este sentido, una de las que más dudas genera son las hojas de cálculo de excel. Pero, ¿sabes para qué sirve Excel? Si no has profundizado lo suficiente en esta herramienta de Microsoft Office, has de saber que es una de las más versátiles en el ámbito ofimático. 

No obstante, en la mayoría de casos, se suele desconocer para qué sirve Excel más allá de las tareas y soluciones básicas más conocidas y extendidas. Sin embargo, se trata de un software en constante evolución y no parece, ni mucho menos, que esté llamado a la obsolescencia.

¿Qué es Excel?

Como hemos mencionado, la clave de esta herramienta está en su versatilidad: ofrece varias funcionalidades, desde las más básicas hasta las más avanzadas. Pero entonces, ¿para qué sirve Excel exactamente? Con este software podrás desarrollar cálculos matemáticos automatizados, gestionar la contabilidad, realizar informes, organizar datos en tablas o, incluso, diseñar facturas.

Por otra parte, admite el procesamiento de textos y la inclusión de imágenes, permite elaborar presupuestos, desarrollar gráficos completos de todo tipo y vincular toda la información de las tablas con otros documentos y páginas web. 

Funcionalidades básicas

Dentro de todas sus funcionalidades se pueden encontrar algunas tareas más sencillas y otras más complejas. Si necesitas iniciarte en Excel, una recomendación importante es que trates de partir de lo más básico hacia las opciones más avanzadas.

En este sentido, una de sus aplicaciones más sencillas reside en la elaboración de horarios laborales o escolares, cronogramas o calendarios totalmente personalizados. Asimismo, puedes organizar información o desarrollar facturas con mucha simplicidad gracias a las automatizaciones que presenta el programa.

Funcionalidades avanzadas

Sin embargo, si ya has manejado Excel en alguna ocasión o incluso forma parte de tu trabajo diario, es probable que estas tareas te resulten cotidianas. En este caso, es aconsejable seguir avanzando en un aprendizaje que se antoja prácticamente interminable. ¿Has desarrollado informes, gráficos o gestiones contables? Si tu respuesta es afirmativa, no creas que has terminado de conocer el programa.

Esta herramienta te permite filtrar, ordenar, identificar o etiquetar datos ofreciéndote un sinfín de posibilidades de personalización y organización. Si te interesa aprender para qué sirve Excel y piensas aplicar estos conocimientos en tu lugar de trabajo, puedes ir dejando a un lado la calculadora.

¿Para qué sirve Excel? Los 4 usos más comunes

Excel es una hoja de cálculo ilimitada que se actualiza de manera constante. De este modo, con cada actualización, aparecen y desaparecen nuevas funcionalidades, por lo que siempre hay algo nuevo que aprender.

Sin embargo, podemos definir para qué sirve Excel en cuatro aplicaciones principales. En este caso, no hablamos únicamente de las opciones que ofrece el programa, sino del uso y los límites de algunas de ellas, como son el cálculo, los gráficos, las fórmulas y las tablas.

Generar gráficos

En los últimos años, es muy frecuente encontrar cientos de herramientas online que ofrecen la posibilidad de generar buenos gráficos. Sin embargo, si sabes sacar provecho a Excel, esta aplicación puede ofrecerte resultados similares o superiores a los que encuentras en Internet. 

De hecho, es posible que no conozcas algunas de las modalidades que presenta: circulares, radiales, de superficie, de cuadros combinados, de barras, columnas, de líneas, de áreas, etc. ¡Puedes crear hasta mapas para identificar datos por países! ¿Sabrías crear algunos de ellos?

Calcular sin límites

En muchos puestos de trabajo, una calculadora es una herramienta esencial, pero solo hasta que aprendes a utilizar Excel y a aplicarlo en tus tareas. Este software te va a permitir realizar los mismos cálculos aritméticos que las calculadoras, pero, además, podrás mantener datos ilimitados para observar el origen y la causa de cada resultado. ¡De conocer esto a generar informes tan solo hay un paso!

Resolver fórmulas

Puede que estés pensando que la calculadora permite ir más allá de la aritmética. Es cierto, pero Excel también puede. De hecho, la herramienta te facilitará mucho el trabajo en este sentido, ya que, si accedes a la pestaña “Fórmulas”, podrás ver todas las posibilidades que ofrece, y además te guía paso a paso para realizarlas de modo correcto.

Organizar por tablas y estructuras de datos 

¿Cuántos aspectos de tu trabajo se podrían organizar por tablas, filas y columnas y mejorarían en aspecto, practicidad y elocuencia? De nuevo nos encontramos ante una opción muy habitual en herramientas online.

Sin embargo, si te estás preguntando por qué recurrir a Excel en este caso, la explicación es sencilla: una vez que consigues aprender para qué sirve Excel, resulta mucho más sencillo, es igual de personalizable y aúna un gran número de funcionalidades adicionales.

¿Por qué deberías saber para qué sirve Excel y aprender a manejarlo?

Según la prestigiosa Universidad de Harvard, conocer para qué sirve Excel y saber manejar algunas de sus funciones puede resultar muy útil en la búsqueda de empleo. Al mismo tiempo, de acuerdo con la misma entidad educativa, “pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo, pero, para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día”. Desde luego, es un dato igual de sorprendente que relevante.

No obstante, es importante entender que no se trata de una herramienta válida únicamente para entornos profesionales y académicos, sino que posiblemente es uno de los softwares ofimáticos que más aplicaciones puede tener fuera de este contexto.

Por otro lado, también conviene destacar que esta herramienta tiene grandes beneficios prácticos cuando se implementa —o se incrementa su uso—, en determinados puestos de trabajo. De esta manera, se trata de una herramienta que hace de las tareas diarias un proceso más eficaz y eficiente.

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