Protocolo empresarial: qué es y claves para diseñarlo

¿Cómo deben vestirse los empleados de una empresa? ¿De qué forma se saluda a un cliente cuando llama o acude a la empresa? ¿Qué medio de comunicación se debe utilizar internamente? Todas estas preguntas se responden en el protocolo empresarial. 

En este sentido, el protocolo empresarial no solo abarca una serie de formalidades superficiales, sino que también establece un conjunto de normas y buenas prácticas para mejorar las relaciones sociales y corporativas y proyectar una imagen sólida. Teniendo en cuenta su importancia en el ámbito empresarial, no es de extrañar que, según el informe Uncovering talent, de Deloitte, el 29% de los encuestados admita que esconde aspectos de su identidad y que limita su autoexpresión a causa de la cultura organizacional. Además, un 82% de los trabajadores afirma que esconder aspectos de su apariencia es importante en su desarrollo profesional.

Si quieres saber qué es un protocolo empresarial y qué contiene, sigue leyendo.

¿Qué es el protocolo empresarial?

El protocolo empresarial es un documento que establece una serie de normas internas de conducta que se aplican en una organización en función de cada contexto en el que actúa.

Las principales características del protocolo empresarial son las siguientes: 

• Accesibilidad. Todos los miembros de una empresa deben conocer el contenido del protocolo empresarial. Cada trabajador debe disponer de este documento para consultarlo cuando se requiera. En este sentido, el protocolo empresarial puede estar disponible en la página web corporativa o en la plataforma interna de la organización. Asimismo, es fundamental informar del protocolo en los procesos de onboarding de los nuevos colaboradores. 
• Obligatoriedad. El protocolo empresarial no tiene una regulación legal, es decir, no hay una ley que establezca su contenido, ya que se trata de un documento interno de las empresas. No obstante, sí que es de obligado cumplimiento para toda la plantilla, dado que afecta a todos los departamentos. 
• Flexibilidad. Las normas que contiene el protocolo empresarial se deben adaptar a las circunstancias de cada organización y a cada momento, considerando sus aspectos específicos y el sector en el que desarrolla la actividad. 

La finalidad del protocolo empresarial es crear una imagen corporativa uniforme y establecer normas de actuación dentro de la propia compañía, así como con otros stakeholders.

¿Cuál es el contenido de un protocolo empresarial?

El contenido del protocolo empresarial varía de una empresa a otra, pero suele contemplar aspectos como los siguientes: 

• Descripción de la empresa. En el protocolo empresarial es importante incluir una descripción general de la empresa: la actividad que realiza, los valores, la misión y visión, etc. Además, se puede incluir un organigrama de la compañía.
• Normas de trato con el cliente: por ejemplo, reglas de recepción, recibimiento y saludo a los clientes. 
• Normas internas. En este aspecto, se pueden regular diversos temas: la vestimenta para ir a trabajar, los medios de comunicación a utilizar dentro de la organización, entre otros.
  En este sentido, en empresas como General Motors, por ejemplo, el código de vestimenta se ha reducido a dos palabras: vestirse apropiadamente. En cambio, en Google, simplemente, no hay código de vestimenta. 
• Normas para actos públicos. Puede tratarse de eventos corporativos, de la presentación de un nuevo producto, de la toma de posesión de un nuevo presidente o de una conferencia. En este caso, también se pueden establecer normas de vestuario o de comportamiento. 
• Normas para negociar o contactar con terceros. En el protocolo empresarial puede regularse la forma de comunicación, el medio y la imagen corporativa que se debe transmitir. Por ejemplo, el uso de logos, pies de firma, documentos corporativos, etc. 

Cabe mencionar que el contenido del protocolo empresarial tiene un límite en cuanto a derechos de los trabajadores, como el derecho a la intimidad, a la propia imagen y a la no discriminación, entre otros. Por este motivo, los trabajadores deben ser especialmente cuidadosos cuando elaboran este tipo de documentos y encontrar un equilibrio entre una buena imagen corporativa y los derechos de los propios empleados.

Fases para elaborar un protocolo empresarial

La elaboración de un protocolo empresarial es una tarea compleja que requiere pasar por varias fases como las siguientes: 

• Estudio de la situación inicial de la empresa. En este análisis previo se deben analizar las circunstancias específicas de la empresa y considerar las necesidades de determinadas personas. Por ejemplo, es el caso de la adaptación del vestuario para las personas con discapacidad. 
• Objetivos que se desean alcanzar y en qué plazo. Para que el protocolo sea efectivo, es necesario fijar objetivos cuantificables, que supongan un reto y que puedan ser alcanzados en un determinado plazo. De esta forma, se podrán medir los avances realizados. Además, es importante que te asegures de que los objetivos y las normas que elabores tengan una justificación sólida y no supongan una discriminación por razón de sexo o religión, entre otros aspectos. 
• Fijación y difusión de las normas en diversos ámbitos según la actividad de la organización. En este paso, se redacta el protocolo empresarial y se aplican las normas reguladas en el documento. También, se difunde el protocolo en la página corporativa y en los procesos de onboarding de los nuevos empleados. Otra buena opción consiste en organizar jornadas formativas para que los empleados conozcan dicho protocolo. 
• Medición. La fase de medición es fundamental para saber si el protocolo empresarial se está aplicando de forma correcta o se deben hacer modificaciones. En este sentido, la medición debe de ser periódica para que sea efectiva y, si es necesario, se debe redactar un nuevo protocolo. 

Dar una buena imagen corporativa y tener una organización eficiente depende, en gran medida, de la existencia del protocolo empresarial. No se trata de que se dé una buena apariencia, sino de que cada persona se sienta valorada. Por ello, saber cómo elaborar un protocolo empresarial y cómo adaptarlo a los cambios resulta fundamental para cualquier profesional. 

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