¿Te sientes sobrepasado por la gran cantidad de tareas pendientes? ¿Saltas de una actividad a otra perdiendo la concentración? ¿Te focalizas en lo urgente y pospones lo importante? ¡Necesitas hacer time blocking!
No te preocupes, aunque no conozcas este término, ya lo practicabas en tu infancia. ¿Te acuerdas de los horarios del colegio con las horas divididas por asignaturas? Esto es lo que plantea esta técnica de gestión del tiempo: organizar tu agenda por bloques de tiempo para aumentar tu productividad. Y es que el 25% de los trabajadores admite que no logra cumplir con los plazos, a pesar de haber trabajado dos horas más de media en 2020 que en el año anterior, según el Índice de la anatomía del trabajo 2021 de Ansala.
El time blocking es una metodología para mejorar la productividad y evitar que la multitarea se convierta en tu peor aliado. En concreto, este modelo se basa en la división de la jornada en diferentes bloques de tiempo con el fin de que sepas en cada momento qué tareas debes llevar a cabo, dando prioridad a los asuntos más importantes.
De esta manera, esta técnica sirve para saber tanto qué tienes que hacer como cuándo. De hecho, el time blocking no consiste en hacer infinitas listas de trabajos pendientes, sino en organizarlos según su relevancia y asignar bloques de tiempo a tareas específicas. Así, al disponer de espacios asignados a cada tarea, puedes focalizar tus esfuerzos durante un periodo de tiempo, sin distracciones, y mejorando de manera notable tu rendimiento.
Aplicar de forma correcta la técnica de time blocking aporta los siguientes beneficios:
Por eso, organizar la agenda por bloques te permite ir cerrando capítulos pendientes, sin apurar los plazos, lo que te liberará mucho tiempo para tu vida personal.
Sin ir más lejos, la Harvard Business Review realizó un experimento con dos trabajadores: uno con una actividad multitarea y otro que permanecía concentrado en una sola acción en cada momento. Mientras que el trabajador multitarea registró en torno a 500 interrupciones y solo fue productivo el 33% del tiempo, el trabajador focalizado sufrió 277 distracciones y fue productivo el 85% del tiempo.
Si ya te has convencido de las ventajas de aplicar el time blocking, es el momento de ponerlo en práctica. Para ello, debes analizar cuáles son los grupos de actividades que sueles llevar a cabo y estructurar tu horario según el tiempo que calculas que debes invertir en cada uno.
En este sentido, puedes utilizar bloques de 15 minutos o de media hora para tareas más sencillas, como revisar el correo a primera hora de la mañana, o bloquear espacios de dos o tres horas para actividades de mayor envergadura, como rediseñar el plan de empresa o evaluar el impacto de una acción empresarial.
Sin embargo, no tienes que ser excesivamente exhaustivo en cuanto al contenido de los bloques, sino más bien debes buscar categorías genéricas que conforman tu rutina diaria. Por ejemplo, puedes crear un bloque para contestar emails, otro para reuniones de trabajo y un tercero para tareas más estratégicas de análisis y planificación.
Asimismo, sé flexible y realista. En el día a día pueden surgir muchos imprevistos que te obliguen a modificar el calendario: encargos que no esperabas, proyectos que te llevan más tiempo del que calculaste o una simple gripe que te arrastra a la cama. ¡No pasa nada! Juega con los bloques, muévelos y reestructúralos en función de las circunstancias. De esta manera, comprobarás cómo puedes controlar tu tiempo incluso en esos días en los que todo se complica.
Eso sí, para que este método sea eficaz, es imprescindible que te conciencies de que debes centrar tu atención en la actividad programada y que sepas priorizar las tareas importantes sobre las “urgentes”. ¿Sabías que se pierden al día una media de 218 minutos en hacer cosas que no son relevantes? Como señala Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, la clave para el éxito no radica en saber gestionar el tiempo, sino también en saber a qué aspectos debemos dedicar nuestros minutos en cada momento.
En este sentido, te será de gran utilidad la matriz de Eisenhower, una herramienta ideada por el presidente de los Estados Unidos que le da nombre. Según este instrumento, para saber priorizar, debes dividir las tareas en función de su relevancia y su urgencia.
El dominio del time blocking irá creciendo conforme vayas practicando esta metodología. No obstante, antes de empezar, estas pautas te servirán para hacerte con el método de manera más rápida:
Una vez que controles el time blocking, tus minutos se convertirán en horas, consiguiendo ser mucho más eficiente. De este modo, encontrarás tiempo para otras actividades. Y es que la gestión del tiempo es una habilidad muy demandada por las empresas; de ahí la importancia de desarrollarla para lograr el éxito en un mercado laboral altamente competitivo como el actual.
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