Time blocking: aprende a organizar tu agenda para aumentar tu productividad

¿Te sientes sobrepasado por la gran cantidad de tareas pendientes? ¿Saltas de una actividad a otra perdiendo la concentración? ¿Te focalizas en lo urgente y pospones lo importante? ¡Necesitas hacer time blocking! 

No te preocupes, aunque no conozcas este término, ya lo practicabas en tu infancia. ¿Te acuerdas de los horarios del colegio con las horas divididas por asignaturas? Esto es lo que plantea esta técnica de gestión del tiempo: organizar tu agenda por bloques de tiempo para aumentar tu productividad. Y es que el 25% de los trabajadores admite que no logra cumplir con los plazos, a pesar de haber trabajado dos horas más de media en 2020 que en el año anterior, según el Índice de la anatomía del trabajo 2021 de Ansala. 

¿Qué es el time blocking?

El time blocking es una metodología para mejorar la productividad y evitar que la multitarea se convierta en tu peor aliado. En concreto, este modelo se basa en la división de la jornada en diferentes bloques de tiempo con el fin de que sepas en cada momento qué tareas debes llevar a cabo, dando prioridad a los asuntos más importantes. 

De esta manera, esta técnica sirve para saber tanto qué tienes que hacer como cuándo. De hecho, el time blocking no consiste en hacer infinitas listas de trabajos pendientes, sino en organizarlos según su relevancia y asignar bloques de tiempo a tareas específicas. Así, al disponer de espacios asignados a cada tarea, puedes focalizar tus esfuerzos durante un periodo de tiempo, sin distracciones, y mejorando de manera notable tu rendimiento. 

¿Qué beneficios aporta esta metodología de gestión del tiempo?

Aplicar de forma correcta la técnica de time blocking aporta los siguientes beneficios:  

• Evita la procrastinación: ¿sabías que casi cuatro de cada diez españoles posterga sus trabajos pendientes de forma habitual? Hay quien nunca está totalmente satisfecho con el resultado y lo prorroga de manera constante para perfeccionarlo, quien confía en que tendrá tiempo suficiente y al final debe posponer la entrega, quien prefiere atender tareas sencillas y de fácil ejecución y retrasa sin fecha otros proyectos importantes o quien cree que bajo presión es mucho más eficiente. Sin embargo, lo que se esconde tras estos argumentos es, en realidad, una tendencia hacia la procrastinación que puede superarse con una adecuada planificación de la agenda. 
• Facilita la concentración: las personas deben invertir una media de 25 minutos para recuperar la atención plena en una actividad. Es decir, cada vez que interrumpes un trabajo para hacer cualquier otra cosa, no estarás de nuevo concentrado al 100% hasta casi media hora después. Unas interrupciones que, según la American Psychological Association, conllevan una pérdida del 40% del tiempo productivo. Sin embargo, con el time blocking, al estar enfocado en una actividad en cada momento, se minimiza la pérdida de tiempo que supone pasar de una tarea a otra. 
• Genera un registro temporal: Peter Drucker decía que “lo que no se mide, no se puede mejorar”. Gracias al time blocking, puedes llevar a cabo un seguimiento del tiempo. De esta manera, sabrás cuánto necesitas dedicar a cada tarea, optimizarás tu planificación y mejorarás de forma paulatina tu eficiencia. Incluso hay aplicaciones especialmente diseñadas para determinar el tiempo que dedicas a cada actividad, como HourStack, Rescue Time o Toggl. 
• Contribuye a la conciliación: de acuerdo con la Ley de Parkinson, las personas emplean todo el tiempo del que disponen para acabar una tarea. Por ejemplo, si tienes que entregar un trabajo el viernes, lo elaborarás hasta el mismo viernes, pero, si la fecha fuera tres días antes, también serías capaz de entregarlo con la misma calidad. 

Por eso, organizar la agenda por bloques te permite ir cerrando capítulos pendientes, sin apurar los plazos, lo que te liberará mucho tiempo para tu vida personal.  

• Dispara la satisfacción personal: no hay nada más frustrante que ver cómo tu lista de asuntos pendientes no para de crecer sin que tus esfuerzos supongan un impacto real. Con el time blocking, notarás los avances y, por tanto, te sentirás más satisfecho y motivado. 
• Aumenta la productividad: esta técnica te ayuda, por un lado, a concentrarte en tareas importantes durante ciertas horas al día y, por otro, a agrupar pequeñas acciones de índole similar en un periodo de tiempo para ser más eficiente. La consecuencia es una mejora notable de tu productividad. 

Sin ir más lejos, la Harvard Business Review realizó un experimento con dos trabajadores: uno con una actividad multitarea y otro que permanecía concentrado en una sola acción en cada momento. Mientras que el trabajador multitarea registró en torno a 500 interrupciones y solo fue productivo el 33% del tiempo, el trabajador focalizado sufrió 277 distracciones y fue productivo el 85% del tiempo. 

¿Cómo organizar el día por bloques de actividad?

Si ya te has convencido de las ventajas de aplicar el time blocking, es el momento de ponerlo en práctica. Para ello, debes analizar cuáles son los grupos de actividades que sueles llevar a cabo y estructurar tu horario según el tiempo que calculas que debes invertir en cada uno.

En este sentido, puedes utilizar bloques de 15 minutos o de media hora para tareas más sencillas, como revisar el correo a primera hora de la mañana, o bloquear espacios de dos o tres horas para actividades de mayor envergadura, como rediseñar el plan de empresa o evaluar el impacto de una acción empresarial. 

Sin embargo, no tienes que ser excesivamente exhaustivo en cuanto al contenido de los bloques, sino más bien debes buscar categorías genéricas que conforman tu rutina diaria. Por ejemplo, puedes crear un bloque para contestar emails, otro para reuniones de trabajo y un tercero para tareas más estratégicas de análisis y planificación.

Asimismo, sé flexible y realista. En el día a día pueden surgir muchos imprevistos que te obliguen a modificar el calendario: encargos que no esperabas, proyectos que te llevan más tiempo del que calculaste o una simple gripe que te arrastra a la cama. ¡No pasa nada! Juega con los bloques, muévelos y reestructúralos en función de las circunstancias. De esta manera, comprobarás cómo puedes controlar tu tiempo incluso en esos días en los que todo se complica. 

Eso sí, para que este método sea eficaz, es imprescindible que te conciencies de que debes centrar tu atención en la actividad programada y que sepas priorizar las tareas importantes sobre las “urgentes”. ¿Sabías que se pierden al día una media de 218 minutos en hacer cosas que no son relevantes? Como señala Stephen R. Covey en su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, la clave para el éxito no radica en saber gestionar el tiempo, sino también en saber a qué aspectos debemos dedicar nuestros minutos en cada momento. 

En este sentido, te será de gran utilidad la matriz de Eisenhower, una herramienta ideada por el presidente de los Estados Unidos que le da nombre. Según este instrumento, para saber priorizar, debes dividir las tareas en función de su relevancia y su urgencia.

6 consejos para que el time blocking sea eficaz

El dominio del time blocking irá creciendo conforme vayas practicando esta metodología. No obstante, antes de empezar, estas pautas te servirán para hacerte con el método de manera más rápida:  

1. Busca un hueco para planificar: no todos los días ni todas las semanas son iguales, por tanto, no caigas en la tentación de copiar la agenda anterior. Lo mejor es planificar tu agenda semanalmente, en concreto, el viernes a última hora o a primera del lunes. Asimismo, no te olvides de reservar tus bloques personales. Plasmar en el calendario los espacios personales servirá como aliciente para ser estricto con los objetivos marcados durante la jornada laboral. Esto incluye, también, los descansos entre tareas para resetear el cerebro y cuidar tu bienestar.  
2. Haz batching de tareas: esta técnica consiste en agrupar las tareas similares dentro de un mismo bloque. Debido al tiempo que se pierde al cambiar de actividad, practicar el batching te hará ganar eficiencia.
3. Incluye periodos para actividades reactivas e imprevistos: planificar todo al milímetro puede ser contraproducente, porque cualquier pequeña incidencia puede echar por tierra la programación y generar frustración. Por esta razón, es importante que dejes unos minutos libres entre actividades. 
4. Sitúa las actividades más relevantes en tus momentos de mayor concentración: dedica las horas de mayor rendimiento a los proyectos más complejos. Por lo general, suele ser a primera hora de la mañana, pero esto  depende de cada persona. 
5. Evita las distracciones: los españoles, por ejemplo, dedican 4,1 horas diarias a mirar su smartphone y, de estas, el 22,1% es para ver sus redes sociales, según un estudio. Evita consultar tu teléfono o internet cuando estés focalizado en una tarea. Para ello, puedes emplear apps como Focus Lock o Flipd, que te permiten bloquear las alertas del móvil durante espacios de tiempo predeterminados. 
6. Alíate con la tecnología para hacerlo más fácil y visual: aunque puedes elaborar tu calendario de time blocking en papel, es mucho más práctico realizarlo a través de aplicaciones digitales. Así, podrás aplicar cualquier cambio rápidamente y podrás consultarlo desde cualquier lugar. Algunas de las más utilizadas son Google Calendar, Plan, Planyway o Weekly. 

Una vez que controles el time blocking, tus minutos se convertirán en horas, consiguiendo ser mucho más eficiente. De este modo, encontrarás tiempo para otras actividades. Y es que la gestión del tiempo es una habilidad muy demandada por las empresas; de ahí la importancia de desarrollarla para lograr el éxito en un mercado laboral altamente competitivo como el actual.

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